Homeoffice – neue Erfahrungen führen zum Umdenken

Außergewöhnliche Situationen erfordern außergewöhnliche Maßnahmen. Oftmals finden sich in Krisensituationen unkonventionelle Lösungswege. So hat die Corona-Krise in vielen Branchen einen Digitalisierungsschub angestoßen und die Akzeptanz für das Homeoffice ist deutlich gestiegen. Die technologischen Voraussetzungen für das Arbeiten von zu Hause oder von unterwegs bestehen durch die digitalen Technologien bereits seit einigen Jahren. Doch während diese Flexibilität bei vielen der neuen Generation qualifizierter Fach- und Führungskräfte schon vor Corona als Standardanforderung an einen modernen Arbeitsplatz galt, taten sich die meisten Arbeitgeber schwer damit, auf die Präsenz ihrer Mitarbeitenden im Büro zu verzichten.

Einer Umfrage des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung unter 1800 Unternehmen zufolge, ist nun ein Umdenken erfolgt. Insbesondere größere Firmen planen, aufgrund der positiven Erfahrungen und Erkenntnissen mit dem Homeoffice in der Corona-Krise, dieses Modell weiterhin intensiver zu nutzen. Während in der Informationswirtschaft rund 75 Prozent der Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten mit einer dauerhaften Ausweitung der Heimarbeit rechnen, sind es im verarbeitenden Gewerbe, in dem zwangsläufig weniger Tätigkeiten von zu Hause aus erledigt werden können, immerhin noch 56 Prozent. Um das Arbeiten im Homeoffice so kurzfristig möglich zu machen, musste rund ein Drittel der befragten Unternehmen in neue Technologien investieren. – Eine Investition, die sich bezahlt macht. Denn viele Betriebe haben erkannt, dass ein Großteil der Arbeiten nicht unbedingt in der Firma erledigt werden müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Unternehmen gewinnen mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen deutlich an Attraktivität für potenzielle Bewerber. Dies ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein erheblicher Wettbewerbsvorteil. Ist eine ständige Präsenz im Büro nicht erforderlich, so können zudem möglicherweise Fachkräfte rekrutiert werden, die weiter entfernt vom Unternehmensstandort wohnen. Die Firmen benötigen weniger Bürofläche und sparen so Raum- und Energiekosten. Zudem können mit digitaler Technologie viele Konferenzen und Meetings online stattfinden, wodurch erhebliche Reisekosten entfallen. Die im Homeoffice Beschäftigten müssen nicht täglich im Stau oder in überfüllten öffentlichen Verkehrsmitteln stehen und gewinnen wertvolle Zeit, die sich produktiver nutzen lässt. Mit dem Wegfall des Arbeitsweges werden auch die Kosten für Kraftstoff oder Bahnticket gespart. Außerdem gibt es im Homeoffice weniger Ablenkung durch die Kollegen, bzw. ein ruhigeres Arbeitsumfeld als z. B. im Großraumbüro. Wissenschaftlichen Studien zufolge, arbeiten die meisten Menschen auch schneller und effizienter, wenn sie ihre Arbeitsphasen flexibler planen und an ihren Biorhythmus anpassen können.

Mit Beginn der Pandemie musste die Umstellung auf das Homeoffice sehr schnell erfolgen, um das Unternehmen am Laufen zu halten. Viele Mitarbeitende arbeiteten am privaten PC am Wohnzimmertisch und Führungskräfte waren plötzlich damit konfrontiert, ihr Team aus der Distanz führen und motivieren zu müssen. Sicher gab und gibt es hier auf beiden Seiten Optimierungsbedarf.

Die Einführung von mehr Homeoffice-Arbeitsplätzen erfordert von den Unternehmen Vertrauen und von den Mitarbeitenden Selbstdisziplin. Sind die technischen Voraussetzungen für die Arbeit von Zuhause geschaffen, ist die Führungskraft gefordert. Sie muss nun die neuen Formen der Zusammenarbeit, der Kommunikation und Führung leben.

Wie gelingt das „Führen auf Distanz"?

1. Zunächst gilt es, die Erwartungen und Spielregeln zu klären.
   Dazu gehört es, festzulegen, in welchen Zeiträumen der Mitarbeitende für Kunden und Kollegen erreichbar sein muss.
   Zudem ist das Arbeitsziel konkret zu vereinbaren. Für Vorgesetzten und Mitarbeitenden muss klar erkennbar sein, wann das Ziel erreicht, bzw. die Aufgabe erledigt ist.
2. Transparenz im Team schaffen. Jedes Teammitglied sollte wissen, an welchen Aufgaben die Kollegen arbeiten und gegenseitig Wissen austauschen können. Ideal ist es, einen gemeinsamen Arbeitsbereich zu schaffen, auf den jedes Teammitglied Zugriff hat.
3. Gemeinsame Rituale etablieren für den Austausch mit dem Vorgesetzen und den Kollegen. Ein täglich stattfindendes Video-Meeting mit allen Teammitgliedern zum Start in den Tag hält alle auf dem Laufenden, vermittelt Informationen zu anstehenden Aufgaben und gibt Halt in ungewohnten Situationen. Dabei empfiehlt sich, festzulegen und zu dokumentieren, wer teilnimmt, worüber gesprochen wird und wie lange das Meeting dauert.
4. Vertrauen schaffen durch Dialog und Transparenz. Auf Distanz zu führen gelingt nur mit gegenseitigem Vertrauen. Dafür ist ein regelmäßiger Austausch mit jedem Mitarbeitenden nötig. So erfährt der Vorgesetzte Informationen über den Stand der Aufgabenerreichung, aber auch von Unsicherheiten, Konflikten und Sorgen und kann gegebenenfalls rechtzeitig Unterstützung anbieten. Die Mitarbeitenden sollten wissen, dass die Führungskraft für sie jederzeit ansprechbar ist.
5. Onlinemeetings sorgfältig vor- und nachbereiten: Ob als klassisches Meeting oder als agiles Format – durch zeitgemäße Technik und Tools lassen sich Onlinemeetings mit sämtliche Methoden 1 : 1 in die virtuelle Welt übertragen. Voraussetzung für den Erfolg ist, dass sämtliche Teilnehmende mit der Technik umgehen können und die Führungskraft in der Rolle als Moderator und Technical Lead einen klaren Plan verfolgt.

Für die meisten Mitarbeitenden ist die Arbeit von Zuhause ebenso ungewohnt. Sie müssen sich neu organisieren und Strukturen schaffen. Dabei helfen folgende Tipps:

1. Einen festen, ruhigen Platz für das Arbeiten zu Hause zu schaffen, erleichtert die Trennung von Berufs- und Privatleben. Hier fällt es leichter die nötige Konzentration aufzubringen, Ablenkungen zu vermeiden und zwischen Arbeitszeit, Pausen und Freizeit zu unterscheiden. Zudem hilft es, gegenüber der Familie oder Mitbewohnern eine räumliche Grenze zu ziehen und anzuzeigen, dass man nicht gestört werden möchte.
2. Sinnvoll ist zudem, eine Routine für den Tag zu finden. Wer, wie früher zur Arbeit im Büro, den Wecker stellt und morgens zur gleichen Zeit aufsteht, sich ankleidet, frühstückt und pünktlich mit der Arbeit beginnt, entwickelt schnell eine Morgenroutine und es fällt wesentlich leichter, sich zu disziplinieren.
3. Besonders im Homeoffice ist es wichtig, einen eigenen Zeitplan für den Tag zu erstellen und somit der Arbeit eine Struktur zu geben. Das Festlegen, was man in welcher Zeit geschafft haben möchte, ermöglicht es, abends selbst zu überprüfen, ob das Tagesziel erreicht wurde. In diesen Tagesplan gehören unbedingt auch Pausen, ebenso wie im Büro. Wichtig ist eine feste Mittagspause an einem anderen Platz in der Wohnung, um etwas zu essen und wenn möglich einen Spaziergang zu machen. Bewegung und Sauerstoff fördern die Konzentration. Auch der Feierabend sollte auf dem Tagesplan stehen.
4. Um Arbeitsprozesse am Laufen zu halten und für die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen erreichbar zu sein, ist es notwendig, sich an bestimmte Arbeitszeiten zu halten und diese zu kommunizieren.
5. Insbesondere im Homeoffice ist ein regelmäßiger Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten von Bedeutung - egal ob per Videochat, Telefonkonferenzen oder im Telefonat. So wird man auch bei der Arbeit von zu Hause nicht zum "Einzelkämpfer".

Noch befürchten viele Chefs, dass ihre Mitarbeitenden im Homeoffice nicht so produktiv arbeiten wie im Büro. Dass dies nicht zwangsläufig der Fall ist, zeigt eine Studie der kalifornischen Stanford Universität, bei der das Arbeitsverhalten von 500 Mitarbeitenden einer chinesischen Reiseagentur untersucht wurde. Hier lag die Produktivität der Heimarbeiter um 13 Prozent höher als bei den Kollegen im Büro. Als Grund für diese Produktivitätssteigerung fanden die Forscher heraus, dass die im Homeoffice Arbeitenden kürzere Pausen machten und seltener krank waren.

Gerade für Mitarbeitende birgt das Arbeiten in den eigenen vier Wänden allerdings auch Gefahren und Nachteile. Arbeitnehmer, denen eine strikte Trennung von Beruf und Privatleben zu Hause nicht gelingt, leisten oft mehr unbezahlte Arbeit und leiden an Stress und Schlaflosigkeit. Manchen Heimarbeitenden fehlen die sozialen Kontakte im Büro; ihre Motivation sinkt, wenn kein Team da ist, dass sie mitzieht und sie fürchten zu vereinsamen. Anderen macht der Ablenkungsfaktor zu Hause zu schaffen. Gelingt es nicht, sich selbst zu disziplinieren, sinkt zwangsläufig die Produktivität. Wer die Gefahren allerdings kennt und damit umzugehen weiß, kann die hohe Flexibilität im „Homeoffice optimal nutzen, um z. B. Familie und Beruf gut „unter einen Hut zu bringen". Einige Führungskräfte befürchten allerdings einen Karriereknick, wenn sie nicht die gleiche Präsenz im Büro zeigen wie ihre Kollegen.

Fazit ist, dass Homeoffice weder für alle Angestellten noch für sämtliche Unternehmensbereiche gleichermaßen die Lösung sein kann. Arbeitgeber und Mitarbeitende müssen individuell prüfen, ob und in welchem Umfang diese Option passt. Attraktiv ist häufig auch eine gute Mischung, bei der einige Tage im Büro und die restlichen im Homeoffice gearbeitet wird. Die oftmals guten Erfahrungen mit dieser Arbeitsform in der Corona-Krise bewirken jedoch, dass immer mehr Arbeitgeber mittel- bis langfristig umdenken werden.