Onboarding: Neue Mitarbeiter vom Bewerbungsgespräch bis zum Ende der Probezeit erfolgreich integrieren

Der Arbeitgebermarkt wird zum Bewerbermarkt. Schon heute bewerben sich oft die Unternehmen bei den Kandidaten statt umgekehrt. Viele Organisationen investieren daher mehr Zeit und Geld in ihr Personalmarketing. Dagegen wird das große – und vergleichsweise günstige – Potenzial von Onboarding-Maßnahmen oft vernachlässigt.

Immer häufiger unterschreiben Kandidaten nach einem erfolgreichen Jobinterview zwar einen Arbeitsvertrag, erscheinen jedoch am ersten Arbeitstag nicht und werden damit zu sogenannten No-Shows. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Auf dem Arbeitsmarkt gefragte Bewerber erhalten in der Regel mehrere Jobangebote und können die Zeit zwischen Interview und Einstieg noch in Ruhe nutzen, um sich für den besten Arbeitgeber zu entscheiden. Bei freiwilliger Kündigung des Jobs aufgrund eines anderen Stellenangebots erhalten Mitarbeiter häufig reizvolle Angebote von ihren aktuellen Arbeitgebern. Viele entscheiden sich dann für das Verbleiben in bekannten Strukturen und gegen das größere Risiko des Neuen.

Aber auch ab dem ersten Arbeitstag sollten Unternehmen sich nicht zurücklehnen. Gerade der erste Eindruck vom neuen Unternehmen ist wichtig und entscheidet über die Einstellung und Motivation des neuen Mitarbeiters. Viele New Joiner stellen während der Probezeit fest, dass ihre Vorstellungen und Wünsche nicht erfüllt werden, der neue Arbeitgeber nicht hält, was er verspricht, oder sie selbst den Jobanforderungen nicht gerecht werden. Dem kann durch einen effektiveren Auswahlprozess und transparentere Informationen vorab entgegengewirkt werden. Oftmals liegen die Ursachen für solche Entwicklungen allerdings in einer unzureichenden Einarbeitungs- und Integrationsphase. Die Folgen sind schlechtere Leistungen, sinkende Motivation und Kündigungen.

Mit Onboarding-Maßnahmen können Unternehmen passende Kandidaten in drei Phasen gewinnen und integrieren: durch Information, Begleitung und Vernetzung. Besonders wichtig ist dabei die Identifikation des Mitarbeiters mit dem neuen Unternehmen. Daher sollten die eingesetzten Maßnahmen stets zur Philosophie des Unternehmens passen.

Phase 1: Einstimmen und Vorbereiten

Diese Phase beginnt bereits im Vorstellungsgespräch durch Information und Begeisterung. Ein Kandidat, der mehrere Jobangebote erhält, wird das beste Gesamtpaket auswählen. Je mehr Informationen er über die Stelle hat und je mehr diese ihn persönlich ansprechen, desto wahrscheinlicher wird er sich dafür entscheiden. Persönliche Aspekte wie eine angenehme Atmosphäre und ein sympathisches Team stehen bei Bewerbern meist oben auf der Prioritätenliste.

Genau hier können Unternehmen ansetzen: Welche Werte und Interessen zeichnen den Kandidaten aus? Wie kann er für das Unternehmen begeistert werden? Dabei ist immer Offenheit und Ehrlichkeit gefragt. Falsche Informationen wirken sich spätestens in Phase 3 negativ aus, wenn der Kandidat merkt, dass die Stelle doch nicht passt.

Zusammen mit dem Arbeitsvertrag können ansprechende und zielgruppengerechte Informationsmaterialien versendet werden. Diese sollten auch Hinweise zum Ablauf des ersten Arbeitstages und zur Einarbeitung enthalten. Eine gute Alternative sind Websites, auf denen die New Joiner per Login alle wichtigen Informationen für den Jobeinstieg erhalten. Eine persönliche Ansprache erzeugen Videos: Begrüßungen und Fallbeispiele von zukünftigen Kollegen und der Geschäftsleitung, Eindrücke vom Standort und von Veranstaltungen sorgen für Begeisterung und Identifikation.

Bei der Einstellung von Führungskräften bietet es sich an, bereits zu diesem Zeitpunkt ein Onboarding-Coaching zu beginnen. Externe und somit neutrale Coaches begleiten sie in den ersten Monaten als Sparringspartner, um Erwartungen und Rollen zu klären. Chancen und Risiken können identifiziert, Konflikte gelöst werden. Zudem finden die neuen Führungskräfte heraus, wie sie sich erfolgreich vor verschiedenen Zielgruppen präsentieren.

In jedem Fall sollten Unternehmen die New Joiner in dieser Phase einladen – zu Teamevents, Firmenfeiern oder einfach zum Mittagessen mit dem zukünftigen Team.

Phase 2: Ankommen und Einsteigen

Vom ersten Arbeitstag bis spätestens zum Ende des ersten Monats kommt es darauf an, dass neue Mitarbeiter in die Unternehmensatmosphäre eintauchen, sich wohl und wertgeschätzt fühlen und somit motiviert starten – statt verloren und unsicher durch die unbekannte neue Welt zu irren.

Besonders wichtig ist der erste Arbeitstag. Je nach Anzahl der neuen Mitarbeiter bietet sich entweder eine Willkommensveranstaltung im Kreise aller New Joiner oder ein kleinerer Willkommensgruß im neuen Team an. In jedem Fall sollten die Vermittlung der Unternehmenskultur und die Identifikation mit dieser im Mittelpunkt stehen. Im Idealfall wissen die Mitarbeiter am Abend, wie die Einarbeitung inklusive Trainings und Feedbacks abläuft und erhalten hierfür einen Einarbeitungs- oder Onboarding-Plan. Besondere Wertschätzung erfahren sie, wenn die Unternehmensleitung sich persönlich vorstellt.

Spätestens jetzt sollten die New Joiner ihren festen Ansprechpartner kennenlernen, der sie durch die ersten Monate begleitet und für alle Fragen und Probleme zur Verfügung steht. Dies kann ein Mentor sein, der bereits über mehr Erfahrung verfügt und gleichzeitig auch Feedback gibt. Für Berufseinsteiger bietet sich eine zusätzliche Begleitung durch einen Buddy an – einen Mitarbeiter auf Augenhöhe, den man ohne Scheu alles fragen kann, ohne dafür beurteilt zu werden, der sich noch stärker mit den Bedürfnissen des New Joiners identifizieren kann und ihn aus dieser Perspektive in die neue Welt einführt. Darüber hinaus sollten Zuständigkeiten für die fachliche Einarbeitung klar sein. Unabhängig von der Rolle müssen alle integrierten Personen über entsprechendes Know-how für ihre Aufgabe verfügen und dafür gezielt ausgewählt und vorbereitet werden.

In größeren Unternehmen mit vielen neuen Mitarbeitern können Peer Groups für einen Austausch und gleichzeitig eine abteilungsübergreifende Vernetzung sorgen – durch persönliche Treffen oder auch über virtuelle Kanäle.

Für neue Führungskräfte stellen Teamworkshops zum Erwartungsaustausch einen erfolgreichen Start sicher. Zusätzlich werden sie von ihrem Onboarding-Coach weiter begleitet.

Phase 3: Einarbeiten und Integrieren

Die dritte Phase stellt eine gute Einarbeitung und Integration im weiteren Verlauf der Probezeit sicher. Neue Mitarbeiter kennen die Spielregeln im Unternehmen noch nicht und schauen aus einer anderen Perspektive auf Strukturen und Prozesse. Dies kann ein Vorteil, aber auch eine Hürde sein und zu Missverständnissen, Konflikten oder mangelnden Leistungen führen. Daher ist eine systematische fachliche und überfachliche Einarbeitung „on and off the Job" notwendig, die sich sowohl an den Unternehmenszielen und konkreten Aufgaben als auch an den bereits identifizierten Potenzialen und Entwicklungsfeldern des neuen Mitarbeiters orientiert. Daraus abgeleitete und festgehaltene Ziele sowie regelmäßige konstruktive Feedbackgespräche sorgen für Transparenz und Orientierung. Wird der New Joiner weiterhin durch einen Mentor und einen Buddy bzw. einen externen Coach begleitet, spricht alles für eine erfolgreiche Integration.

Strategische Onboarding- Maßnahmen, die sowohl zur Unternehmensphilosophie als auch zur Zielgruppe passen, zahlen sich aus: durch nachhaltige Motivation, gute Leistungen und mehr Freude bei der Arbeit für alle Beteiligten.